რესტორნის ინვოისების სკანირება და დოკუმენტების დამუშავება

მიწოდებების უმეტესობას ჯერ კიდევ ქაღალდი ახლავს. ბოსტნეულის მომწოდებელი ყავის ლაქიან დაბეჭდილ ინვოისს გადმოგცემთ, ღვინის დისტრიბუტორი კი PDF-ს შუაღამისას გიგზავნით. დახურვის შემდეგ მათი სტრიქონ-სტრიქონ აკრეფა ის ადგილია, სადაც რესტორნის ხარჯების მონაცემები ყველაზე ხშირად ფუჭდება: არასწორ ადგილას დასმული მძიმე, გამოტოვებული სტრიქონი, გასული კვირიდან გადმოწერილი ფასი.

Wox ინვოისებს თქვენ ნაცვლად კითხულობს. თქვენ დოკუმენტს უღებთ ფოტოს ან ტვირთავთ, Wox ამოიღებს მომწოდებელს, ინვოისის ნომერს, თარიღს, პოზიციებს, რაოდენობებს, ფასებს, გადასახადს და ჯამებს, თქვენ კი შედეგს შენახვამდე გადაამოწმებთ. ეს გზამკვლევი ამ ციკლს და იმ ჩვევებს აღწერს, რომლებიც მას ზუსტს ტოვებს. ფართო სურათისთვის იხილეთ შესყიდვები.

ინვოისები და rs.ge ზედნადებები

ბევრი ქართველი მომწოდებლის შემთხვევაში საჭირო ინფორმაცია rs.ge ზედნადებში უკვე არის, და rs.ge-ის დაკავშირების შემდეგ Wox ზედნადებებს პირდაპირ აიმპორტებს. სკანირება დანარჩენისთვისაა: მომწოდებლებისთვის, რომელთა მიწოდებაც ზედნადებით არ მოდის, და დოკუმენტებისთვის, რომლებიც ზედნადებში არარსებულ დეტალებს შეიცავს, მაგალითად გადახდის პირობებს ან ვადას. ზედნადებების მხარე აღწერილია გვერდზე rs.ge ინტეგრაცია.

ვინ რას აკეთებს

• დოკუმენტებზე პასუხისმგებელი: ტვირთავს ინვოისების წაკითხვად ფაილებს სწორი ლოკაციის ფარგლებში.
• გადამმოწმებელი: ამოწმებს Wox-ის მიერ წაკითხულ რაოდენობებს, ფასებსა და ჯამებს.
• მენეჯერი: წყვეტს გამონაკლის შემთხვევებს და ადასტურებს იმპორტს, სანამ ის საბოლოო გახდება.

პატარა რესტორანში სამივეს ხშირად მფლობელი აკეთებს, ჩვეულებრივ, ღამის ბოლოს ერთსა და იმავე მაგიდასთან. როლების გამიჯვნა მაინც სასარგებლოა: ვინც ტვირთავს, არ უნდა იყოს ერთადერთი, ვინც ციფრებს ოდესმე უყურებს.

დაასკანერეთ და ატვირთეთ

Wox-ის ვებ-აპლიკაციაში ინვოისები დოკუმენტების ეკრანზე ინახება, დასკანერებული მენიუების გვერდით. დამუშავება ფონურ რეჟიმში მიმდინარეობს, ამიტომ შეგიძლიათ მთელი კვირის ინვოისები ატვირთოთ და სხვა საქმე განაგრძოთ. როცა დოკუმენტი მზად იქნება, Wox შეგატყობინებთ.

1. 1დარწმუნდით, რომ იმ ლოკაციაში მუშაობთ, რომელსაც ინვოისი ეკუთვნის, რადგან იმპორტი ამ ლოკაციაზე აისახება.
2. 2Wox-ის ვებ-აპლიკაციაში გახსენით დოკუმენტები, აირჩიეთ სკანირება, შემდეგ ინვოისის სკანირება.
3. 3ატვირთეთ მკაფიო ფოტო ან PDF, სადაც ყველა პოზიცია და ჯამი სრულად ჩანს.
4. 4დაელოდეთ დამუშავების დასრულებას. Wox შეგატყობინებთ, როცა დოკუმენტი იმპორტისთვის მზად იქნება.

ადევნეთ თვალი სტატუსს

თითოეულ დოკუმენტს ოთხიდან ერთი სტატუსი აქვს: მუშავდება, მზადაა იმპორტისთვის, დაიმპორტდა ან ვერ დამუშავდა. წარუმატებელი სკანირება, როგორც წესი, ბუნდოვან, მოჭრილ ან ძალიან ბნელ სურათს ნიშნავს.

1. 1ადევნეთ თვალი დამუშავების სტატუსს დოკუმენტების სიაში და, როცა სია გრძელდება, სტატუსით გაფილტრეთ.
2. 2წარუმატებელი დოკუმენტის შემთხვევაში გააუმჯობესეთ ფაილის ხარისხი, თავიდან გადაიღეთ ან PDF გამოიყენეთ, შემდეგ ხელახლა სცადეთ ან ატვირთეთ.
3. 3გადამოწმებამდე წაშალეთ დუბლირებული ატვირთვები, რომ ერთი ინვოისი ორჯერ არ დაიმპორტდეს.

გადაამოწმეთ, რა წაიკითხა Wox-მა

გადამოწმება და იმპორტი ამოღებულ ინვოისს ხსნის: მომწოდებლის მონაცემებს, ინვოისის ნომერსა და თარიღს, თითოეულ პოზიციას რაოდენობითა და ერთეულის ფასით, შემდეგ კი ქვეჯამს, გადასახადსა და ჯამს. ყველა ველის გასწორება შესაძლებელია. შეცდომების უმეტესობა ერთსა და იმავე რამდენიმე ადგილას ჩნდება, ამიტომ ჯერ ისინი შეამოწმეთ.

1. 1გახსენით დოკუმენტი და აირჩიეთ გადამოწმება და იმპორტი.
2. 2გადაამოწმეთ ამოცნობილი პროდუქტები, რაოდენობები, ერთეულის ფასები, გადასახადები და დამატებითი ხარჯები, მაგალითად მიწოდება.
3. 3შეამოწმეთ, შეიცავს თუ არა ფასები 18%-იან დღგ-ს, და უდრის თუ არა ქვეჯამს დამატებული გადასახადი ჯამს.
4. 4გაგრძელებამდე გაასწორეთ ყველა ველი, რომელიც Wox-მა არასწორად წაიკითხა.

შუაღამისას აკრეფილი ინვოისი ვარაუდია; იმპორტამდე გადამოწმებული ინვოისი კი ჩანაწერი.

დაადასტურეთ მომწოდებელი

Wox გთავაზობთ ინვოისზე მითითებულ მომწოდებელს. შეგიძლიათ ის Wox-ში უკვე არსებულ მომწოდებელს მიაბათ, ინვოისიდან ახალი მომწოდებელი შექმნათ ან სხვა სახელი შეიყვანოთ. არასწორი მიბმა ადვილად შეუმჩნეველი რჩება და მოგვიანებით ძვირი ჯდება, რადგან ერთი მომწოდებლის ფასების ისტორიას ორ ჩანაწერად ყოფს.

wox.ge

Wox

Vendor Network

4 active vendors

Network

Performance

+ Add

S

Sysco

14 items

Rating

★ 4.8

On-time

96%

U

US Foods

22 items

Rating

★ 4.5

On-time

92%

L

Local Harvest

8 items

Rating

★ 4.9

On-time

98%

B

BakeMark

11 items

Rating

★ 4.6

On-time

94%

2 open quote requestsView RFQs →

1. 1დაადასტურეთ მომწოდებლის მიბმა და აირჩიეთ არსებული ჩანაწერი, როცა მომწოდებელი Wox-ში უკვე არის.
2. 2ინვოისიდან ახალი მომწოდებელი მხოლოდ მაშინ შექმენით, როცა დარწმუნებული ხართ, რომ ის სხვა სახელით უკვე არ არსებობს.
3. 3იმპორტამდე გაასწორეთ ორაზროვანი შესაბამისობები, მაგალითად სავაჭრო და იურიდიული სახელების აღრევა.

დააიმპორტეთ და შეამოწმეთ შედეგი

იმპორტისას Wox ინვოისს მომწოდებლისა და ლოკაციის ქვეშ ინახავს, თითოეულ პოზიციას პროდუქტს უკავშირებს, არარსებულ პროდუქტს ქმნის და გადახდილ ფასებს პროდუქტის ფასების ისტორიაში აღრიცხავს. ინვოისის იმპორტი ნაშთს არ ცვლის; ნაშთი მაშინ იცვლება, როცა პროდუქტი მიიღება ან დაითვლება.

Wox აშკარა დუბლიკატებსაც უარყოფს. ინვოისის ნომერი, რომელიც იმავე მომწოდებლისთვის უკვე დაიმპორტდა, არ მიიღება, ხოლო ნომრის გარეშე ინვოისი უარყოფილია, თუ იმავე ლოკაციაზე იგივე მომწოდებლის, თარიღისა და ჯამის ინვოისი უკვე არსებობს.

1. 1დააიმპორტეთ გადამოწმებული ინვოისი.
2. 2გახსენით მასზე არსებული პროდუქტები და დარწმუნდით, რომ ახალი ფასები სწორია.
3. 3იმპორტის დროს შექმნილი პროდუქტები მოაწესრიგეთ, რომ მათი სახელები, ერთეულები და კატეგორიები თქვენს სტანდარტს მიჰყვებოდეს.
4. 4შეამოწმეთ ხარჯების ის ანგარიშები, რომლებსაც ეყრდნობით, მაგალითად ფასების გადახრა, რომ დარწმუნდეთ, ახალი ფასები აისახა.

მომწოდებლებისა და პროდუქტების მოწესრიგებული ჩანაწერები ყოველ მომდევნო იმპორტს აჩქარებს. მათი დაყენება აღწერილია გზამკვლევში მომწოდებლების მართვა.

როგორ გამოიყურება კარგი შედეგი

• ინვოისები კვირის განმავლობაში მუშავდება და არა თვის ბოლოს აჩქარებით.
• დაიმპორტებული ხარჯები ემთხვევა მიღებულ პროდუქტს და მომწოდებლის მიერ გამოწერილ თანხას.
• მენეჯერები გამონაკლისებს სწრაფად ამჩნევენ და იმავე დღეს ასწორებენ.

ხშირი შეცდომები და მათი გამოსწორება

წაუკითხავი ფაილების ატვირთვა. ბუნდოვანი ფოტო უფრო მეტ დროს მოითხოვს, ვიდრე მისი თავიდან გადაღება. გაგზავნამდე სურათი შეამოწმეთ.

მომწოდებლის მიბმის გამოტოვება. მომწოდებელი ყოველ ჯერზე ცალსახად დაადასტურეთ, განსაკუთრებით მათთვის, ვისაც ერთზე მეტი სავაჭრო სახელი აქვს.

იმპორტი ჯამების შემოწმების გარეშე. ერთი არასწორად წაკითხული სტრიქონი მთელ ინვოისს ცვლის. ყოველი იმპორტისას გადაამოწმეთ ჯამები და უდიდესი პოზიციები.