რესტორნის შესყიდვის შეკვეთების მართვა

შესყიდვის შეკვეთა ჩაწერილი დაპირებაა: ორი ყუთი პომიდორი, 20 კგ საქონლის ბეჭი, მიწოდება ხუთშაბათს ათ საათამდე. მის გარეშე შეკვეთა სატელეფონო ზარში რჩება, მიწოდება ვიღაცის მეხსიერებას ედარება, ინვოისი კი იმიტომ იხდება, რომ ვერავინ ამტკიცებს, რომ ის არასწორია.

ეს გზამკვლევი აღწერს, როგორ მუშაობს შესყიდვის შეკვეთები Wox-ში, ვინ რას უნდა აკეთებდეს და როგორ გაიაროთ ყველა მომწოდებელთან ერთი და იგივე ციკლი: პროექტი, დადასტურება, გაგზავნა, მიღება და შეჯერება. პროდუქტის მიმოხილვა იხილეთ გვერდზე შესყიდვები.

შეკვეთის ცხოვრების ციკლი

Wox-ში ყოველი შესყიდვის შეკვეთა ერთ მომწოდებელსა და ერთ ლოკაციას ეკუთვნის. ის სტატუსების მცირე რიგს გადის: პროექტი, დადასტურების მოლოდინში, გაგზავნილი, მომწოდებლის მიერ მიღებული ან უარყოფილი, მიწოდების პროცესში, მიწოდებული და გაუქმებული. თუ კალათაში სამი მომწოდებლის პროდუქტია, გაფორმება სამ ცალკე შეკვეთას ქმნის, თითო მომწოდებელზე.

wox.ge

Wox

Purchase Orders

5 orders this week

+ New Order

All

Draft

Placed

Received

PO #VendorTotalStatus

PO-1042Sysco$2,847Placed

PO-1041US Foods$1,562Received

PO-1040Local Farm$486Draft

PO-1039Sysco$3,120Placed

PO-1038BakeMark$912Received

✦3 items below par — auto-reorder draft ready

ჯერ როლები შეათანხმეთ

• შემსყიდველი ან მენეჯერი: ამზადებს შეკვეთის პროექტს და ამოწმებს რაოდენობებს.
• დამდასტურებელი: ადასტურებს ხარჯს და იმას, რომ შეკვეთა გასაგზავნად მზადაა.
• მიღების ხელმძღვანელი: კართან აღრიცხავს მიწოდებულ რაოდენობებს, დანაკლისებს და კრედიტებს.

პატარა კაფეში ეს შეიძლება ერთი ადამიანი იყოს სხვადასხვა დღეს. მთავარია, რომ ყოველ ნაბიჯს გვერდით სახელი ეწეროს. თითოეული როლის წვდომა ისე ყენდება, როგორც გზამკვლევშია აღწერილი: გუნდის როლები და უფლებები.

მოამზადეთ პროექტი

შეკვეთების უმეტესობა კალათაში იწყება. პროდუქტები შეგიძლიათ ხელით დაამატოთ, წინა შეკვეთიდან გაიმეოროთ ან აიღოთ შევსების რეკომენდაციები, რომლებიც მინიმალურ დონეებსა და მიმდინარე ნაშთს ეფუძნება. რეკომენდაციები კალათაში თქვენს გადასახედად ხვდება და თავისით არასდროს იგზავნება. სანამ შეკვეთა კალათაშია, ფასები ახლდება, ამიტომ დასადასტურებელი ჯამი მომწოდებლის მიმდინარე ფასებს ასახავს.

1. 1მოამზადეთ პროექტი საჭირო რაოდენობებით, საზომი ერთეულებითა და მიწოდების თარიღით, საჭიროების შემთხვევაში წინა შეკვეთიდან ან მინიმალური დონეების რეკომენდაციებიდან დაწყებული.
2. 2დაამატეთ შენიშვნები ჩანაცვლებების, მიღების ადგილზე დაშვების ან მომზადების შეზღუდვების შესახებ, მაგალითად უკანა ჭიშკარი 10:00-მდე ან სულგუნის ჩანაცვლება დაუშვებელია.
3. 3თითოეული ერთეული მომწოდებლის შეფუთვის ზომას შეადარეთ, რომ 20 კგ შეუმჩნევლად 20 ყუთად არ იქცეს.
4. 4გაგზავნამდე გადაამოწმეთ ჯამები და დაადასტურეთ შეკვეთა.

დადასტურება

თითოეულ ლოკაციას შეიძლება ჰქონდეს დადასტურების წესი: გარკვეულ თანხაზე მეტი შეკვეთა თქვენ მიერ არჩეული დამდასტურებელი როლის გადაწყვეტილებას საჭიროებს. როცა ვინმე ზღვარს გადაცილებულ შეკვეთას აგზავნის, ის მომწოდებელთან კი არ მიდის, არამედ დადასტურების მოლოდინის სტატუსში გადადის. ამავე მომენტში ბიუჯეტის ლიმიტებიც მოწმდება.

1. 1გახსენით დასადასტურებელი შეკვეთების სია და აირჩიეთ მოლოდინში მყოფი შეკვეთა.
2. 2რაოდენობები და ჯამი ბიუჯეტსა და კვირის გეგმას შეადარეთ.
3. 3დაადასტურეთ შეკვეთა გასაგზავნად ან უარყავით შენიშვნით, რომელშიც ახსნით, რა უნდა შეიცვალოს.

გაგზავნა და თვალყურის დევნება

დადასტურებული შეკვეთა მომწოდებელს ელფოსტით, SMS-ით ან WhatsApp-ით ეგზავნება. მომწოდებელი იღებს ბმულს, სადაც ანგარიშის გარეშე შეუძლია შეკვეთის მიღება ან უარყოფა და მიწოდების მოსალოდნელი თარიღის მითითება. Wox შეხსენებებს აგზავნის იმ შეკვეთებსა და მიწოდებებზე, რომლებიც ჯერ კიდევ მოლოდინშია.

1. 1გააგზავნეთ დადასტურებული შეკვეთა იმ არხით, რომელიც მომწოდებელს ურჩევნია.
2. 2ადევნეთ თვალი მომწოდებლის პასუხს: მიღებულია, უარყოფილია და მიწოდების მოსალოდნელი თარიღი.
3. 3დაგვიანებები მაშინვე ასახეთ, როგორც კი მომწოდებელი ცვლილებას დაადასტურებს, რომ სამზარეულომ რეალური თარიღით დაგეგმოს.

მიიღეთ ის, რაც რეალურად მოვიდა

თვითღირებულება მიღებისას იქმნება ან იკარგება. თითოეული პოზიცია შეიძლება მიღებულ იქნეს სრულად, დანაკლისით, დაზიანებით, სადავოდ ან დაბრუნდეს. მიღებული რაოდენობები ნაშთებში იმავე აღრიცხვის ჟურნალით შედის, რომელიც გაყიდვებს, დათვლებსა და დანაკარგს აღრიცხავს, ამიტომ პროდუქტის მოძრაობის ისტორია ზუსტად აჩვენებს, რომელმა მიწოდებამ დაამატა ის. მიღება შეიძლება კონკრეტულ ადამიანს დაევალოს ან ავტომატურად განაწილდეს.

1. 1გახსენით თქვენი ლოკაციის მოლოდინში მყოფი მიწოდებები და აირჩიეთ შეკვეთა.
2. 2კართან დაითვალეთ თითოეული პოზიცია და აღრიცხეთ ფაქტობრივი რაოდენობები.
3. 3დანაკლისები, დაზიანებული პროდუქტი და ჩანაცვლებები იმ პოზიციაზე მონიშნეთ, რომელსაც ეკუთვნის.
4. 4დაადასტურეთ მიღება, რომ ნაშთი სწორ საწყობში განახლდეს.

თვითღირებულება შესყიდვის შეკვეთით იწყება, მაგრამ მიღებისას წყდება.

შეაჯერეთ და დახურეთ

შეკვეთა მანქანის წასვლისთანავე არ სრულდება. დანაკლისებზე მომწოდებლის პასუხია საჭირო, ინვოისსა თუ rs.ge ზედნადებზე მითითებული ფასები კი ზოგჯერ შეკვეთისგან განსხვავდება. თითოეული შეკვეთა მხოლოდ მაშინ დახურეთ, როცა ეს სხვაობები ჩაწერილია.

1. 1მიღებული შეკვეთა პოზიციების მიხედვით შეადარეთ მომწოდებლის ინვოისს ან rs.ge ზედნადებს.
2. 2შეაჯერეთ ფასების სხვაობები და აღრიცხეთ მომწოდებელთან შეთანხმებული კრედიტები.
3. 3დანაკლისები მომწოდებელთან მიიღეთ ან გაასაჩივრეთ.
4. 4დახურეთ შეკვეთა მკაფიო შენიშვნით იმის შესახებ, რა შეიცვალა და რატომ.

ინვოისების დასკანერება და იმპორტი შესაძლებელია, რომ მათი ფასები Wox-ში ხელით აკრეფის გარეშე მოხვდეს, როგორც ეს აღწერილია გზამკვლევში ინვოისების სკანირება და დოკუმენტების დამუშავება. შეკვეთილ და მიწოდებულ ფასებს შორის მუდმივი სხვაობები განხილულია გზამკვლევში ფასების გადახრა.

მუდმივი შეკვეთები

ზოგი შეკვეთა არასდროს იცვლება: პური ყოველ დილით, მინერალური წყალი ყოველ ორშაბათს. შეკვეთის შაბლონები მათ დაგეგმილ შეკვეთებად აქცევს, რომლებსაც Wox ვადის დადგომისას ქმნის. დღესასწაულებზე დახურვისას შაბლონი შეგიძლიათ შეაჩეროთ და შემდეგ განაახლოთ შეკვეთის თავიდან აწყობის გარეშე.

როგორ გამოიყურება კარგი შედეგი

• გუნდის ნებისმიერ წევრს შეუძლია ნახოს, რა შეუკვეთეს, რა მოვიდა და რა შეიცვალა.
• კრედიტები და დანაკლისები აღრიცხულია და თითოეულს დასახელებული პასუხისმგებელი ჰყავს.
• მენეჯერები შეკვეთების გამონაკლისებს ყოველკვირეულ ოპერაციულ შეხვედრაზე განიხილავენ და მათ ტელეფონით აღარ დასდევენ.

ხშირი შეცდომები და მათი გამოსწორება

პროექტის გაგზავნა საბოლოო შემოწმების გარეშე. გამორჩენილი ნული უფრო ძვირი ჯდება, ვიდრე გადამოწმებაზე დახარჯული ერთი წუთი. გაგზავნამდე შემოწმება რუტინის ნაწილად აქციეთ, დიდი შეკვეთებისთვის კი დადასტურების წესი გამოიყენეთ.

დაგვიანების შესახებ ინფორმაცია გვიან აისახება. თუ სამზარეულო დაგვიანებულ მიწოდებაზე 11:00-ზე იგებს, ამას სადილის მენიუ იხდის. მიწოდების ცვლილებები აღრიცხეთ, როგორც კი მომწოდებელი მათ დაადასტურებს.

მიღების არასრული ჩანაწერები. მოგვიანებით გახსენებული ჩანაცვლებები და კრედიტები იშვიათად ახსოვთ ზუსტად. ისინი კართანვე, შესაბამის პოზიციაზე აღრიცხეთ.